LINE・メール・チャットを相談先に見せる前に、必要な範囲と受け取り方法を確認します。元の会話、提出用コピー、自分の説明メモを分けると、何を渡し、どこを伏せたか見直せます。この記事は、共有を一律に認めるものではなく、資料の扱いを相談するための整理例です。
この記事の要点
- 誰に何を相談するかを決め、資料を送る前に必要な範囲と受け取り方法を確認します
- 元の会話は変更せず、抜粋や伏せ字を入れる提出用コピーを分けます
- 伏せた箇所と省いた前後の範囲を記し、発言の意味を変えないよう確認します
- 職場や第三者の情報は持ち出しの許可も確認し、必要な相談先へ範囲を限定します
目次（7項目）
先に、相談したいことと送付方法を確認する
「上司からの期限変更を相談したい」「家族との連絡が怖い」など、困っていることを一文にします。そのうえで、どの日付や会話が必要か、紙を見せるのか、指定された方法で送るのかを相談先へ尋ねます。問い合わせ窓口が資料の添付を受け付けるとは限らないため、最初から全文を送らなくてかまいません。
自分が閲覧できる会話でも、会社や第三者の情報を外へ出せるとは限りません。仕事の資料は持ち出しルールも確認し、迷う場合は資料そのものを送らず、含まれる情報の種類を説明して扱いを尋ねます。
原本・提出用コピー・説明メモを分ける
- 原本・元の控え：日時と文面を変更しない、権限と許可の範囲で保管した会話。
- 提出用コピー：相談先が求める範囲を抜粋し、必要なら情報を伏せたもの。加工した控えと分かるようにする。
- 説明メモ：相談の目的、含めた期間、伏せた箇所、省略した前後と件数、確認したいこと。
原本を上書きして伏せ字を入れたり、別々の発言を一つの会話に見える形へつなぎ直したりしません。抜粋では、どの指示への返信かなど、意味を確認するための前後を含めます。長い全文を広げる代わりに、抜粋範囲を相談先と確かめられます。
原本と提出用コピーを比較する架空例
以下の日時・人物・顧客名・会話はすべて架空です。職場の資料の提示が認められ、相談先へ伏せ方を確認した場合の整理例です。実際の氏名を必ず伏せるべきだと決める例ではありません。
時点 | 元の会話の例 | 提出用コピーの例 |
|---|---|---|
9月25日10時 | A「顧客X向けの資料は、明日15時までです」。 | A「［顧客名を伏せた］向けの資料は、明日15時までです」。 |
16時 | A「今日17時までに変更します」。 | 同じ文面。期限と変更時刻は残す。 |
16時05分 | 自分「変更箇所を確認させてください」。 | 同じ文面。自分の返信も残す。 |
この例の説明メモは、「9月25日10〜16時05分の指示と返答を抜粋。顧客名を1か所伏せた。前日の別案件の投稿3件と、16時10分以降の別案件の投稿2件は省略。全文の控えは別に保管。期限変更の経緯を相談したい」です。省略した箇所に、期限の訂正や今回の話題への返答が含まれていないかも確認します。
前後に関係する訂正があれば、必要な流れとして含めるか、説明メモで存在を伝えて相談先へ確認します。伏せた人物を「A」「B」と書く場合は、途中で対応を入れ替えず、複数人を一人に見せないようにします。
相談先へ尋ねる文面の架空例
次も架空の確認文です。「期限変更のやり取りについて相談したいです。資料には業務情報と第三者の情報があります。まず出来事のメモだけで相談できますか。会話を提示する場合、必要な期間と形式、伏せる箇所、受け取り方法を教えてください。会社への連絡にも不安があります」。
確認した内容は、相談した日と窓口名とともにメモします。指定があれば提出用コピーを作り直し、元の控えと区別します。受け取り方法が分からない場合は、一斉送信や公開リンクで代用せず、案内を待てます。
渡す直前に、範囲と宛先を見直す
- 相談の目的に関係する会話か。必要な前後や自分の返信が欠けていないか。
- 提出用コピーと分かるか。伏せた箇所と省いた範囲が説明メモにあるか。
- 業務情報や第三者の情報の扱い、持ち出しの許可を確認したか。
- 宛先、対象ファイル、受け取り方法が案内どおりか。リンク共有なら閲覧範囲も確認したか。
SNS公開や関係のない人への転送を、個別の相談と同じ扱いにしません。資料を送った場合は、誰へ、いつ、どのコピーを、何のために渡したかを自分のメモに残せます。
資料が少ない場合は、相談方法から聞ける
本文を見返せない、保存が許可されるか分からないときは、分かる範囲の日時・相手・困っていることを話すためのメモから始められます。職場の問題なら総合労働相談コーナー、法律相談の方法を調べたい場合は法テラスの民事法律扶助の案内を参照できます。利用条件や必要な資料は各窓口で確認してください。
iPhone版きろくねを使う場合も、相談の目的、確認待ちの点、資料を提示した経過を、自分のメモとして整理できます。
きろくねは記録を助ける道具です。診断・認定・法的な判断は行いません。
よくある質問
- 相談先へLINE全文を送ってもよいですか？
送る前に、必要な日付と会話の範囲、受け取り方法を確認します。業務情報や第三者の情報がある場合は持ち出しや提示の扱いも確かめ、最初から全文を送らなくてかまいません。
- 名前はすべて伏せた方がよいですか？
目的と相談先によります。必要な情報まで消すと経緯が分かりにくくなるため、伏せ方を確認します。加工は提出用コピーで行い、伏せた箇所を説明メモに残します。
- 長い会話を途中で省略してもよいですか？
必要な前後や訂正が落ちないか確認し、含めた期間、省いた前後と件数を説明メモへ記します。省略の可否や必要な範囲は相談先に確認してください。
- SNSで相談してもよいですか？
SNSでは情報が広がり、取り消しにくくなるおそれがあります。資料の提示は個別の相談先へ、必要な範囲と方法を確認して進めることを検討してください。
出典・参考
きろくねは記録を助ける道具です。診断・認定・法的な判断は行いません。危険やつらさが強いときは、公的な窓口や専門家への相談もご検討ください。
